La digitalización es un proceso que ha irrumpido en todos los ámbitos de nuestra vida. Ha pasado de ser una opción a una necesidad, especialmente en lo que a producción, industria y comercio se refiere. Cualquier proceso productivo o comercial que pretenda sostenerse en el tiempo debe necesariamente desarrollar y mantener una capacidad de adaptación a los avances científicos y tecnológicos que cada día son más diversos y significativos. 

En este sentido, actualmente, como consecuencia de la evolución de la tecnología, los procesos empresariales se han visto acelerados por eventos mundiales específicos, como por ejemplo la pandemia generada a raíz Covid-19. Así, la economía mundial ha venido experimentando cambios radicales que han cambiado la forma de intercambio comercial, incluyendo las dinámicas previas (como el marketing) y posteriores (como el servicio de atención al cliente). Por este motivo, la gran mayoría de las empresas se encuentran inmersas en el proceso denominado transformación digital.

A pesar de ello, aún existen negocios que no lo han hecho y que, por tanto, quieren iniciar ese cambio. Por eso, en este post queremos hablarte de cómo puedes comenzar el proceso de transformación digital en tu empresa, si es que no lo has hecho ya.

¿Qué es la transformación digital?

En términos generales, la transformación digital es la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas de una empresa (marketing, atención al cliente, administración, relaciones laborales…). Su fin principal es optimizar los sistemas productivos y comerciales, mejorando la producción de los bienes o servicios ofrecidos, y las formas de intercambio de los mismos, aumentando la rentabilidad y disminuyendo los costes (al simplificar y automatizar procesos), lo cual se traduce en mayor competitividad, en incremento de clientes y el acceso a nuevas oportunidades de negocios.

La integración al mundo digital en el momento oportuno y de la forma adecuada, además de impulsar la empresa, generará nuevas oportunidades. Por ello, es importante asumir la transformación digital como un medio para un fin, es decir, como la adopción de elementos y técnicas que al integrarse al negocio, proporcionan, no solo un valor agregado sino también un impulso que ayudará a alcanzar los objetivos planteados.

Ahora bien, como todo proceso de transformación y adaptación, para que la digitalización sea eficiente y efectivamente constituya un impulso para la empresa, debe ser llevada a cabo de forma programada y ordenada, entendiendo en primer lugar que, aparte de ser un proceso en sí misma, tras ser iniciada, se debe convertir en permanente, especialmente si tenemos en cuenta que los avances tecnológicos se mantienen en el tiempo. 

Aspectos clave antes de iniciar el proceso de transformación digital

Cuando tomamos la decisión de sumarnos al proceso de transformación digital es importante tener en cuenta algunos puntos clave. Debemos entender principalmente que no se trata del simple acto de adquirir e instalar ordenadores y otros dispositivos tecnológicos. Y, por supuesto, no debe concebirse como un tránsito instantáneo. Lo ideal es plantearlo como un proceso paulatino para evitar el caos en la empresa y las consecuencias negativas que pudiera generar un paso desorganizado hacia la era digital. Así, podríamos decir que el proceso de transformación digital se planifica en torno a 3 fases principales:

  • Diagnóstico de la situación actual. Una vez que se ha tomado la decisión de iniciar la transformación digital, es importante determinar el punto de partida, ejecutando una evaluación de la situación actual, los recursos operativos con que se cuenta (equipos, programas, personal especializado, procesos…), los medios que se tienen en el ámbito digital, (por ejemplo si ya se tiene un blog o página web) y, en general, la posición actual en el mercado.
  • Diseño del plan de acción. Debemos definir principalmente los objetivos a alcanzar. Estos deben ser concretos, medibles y organizados, tanto respecto a la transformación digital propiamente dicha, como a los objetivos generales que busca alcanzar la empresa con dicha transformación.
  • Implementación. A su vez, esta fase puede ser dividida en dos etapas:
    • Una primera etapa que implica la adquisición, instalación y puesta en marcha de equipos, materiales y herramientas tecnológicas definidas en el plan de acción, para lo cual siempre será importante acudir a determinados proveedores que garanticen la calidad de materiales y equipos, así como un servicio y asistencia técnica eficiente. 
    • Y una segunda etapa que implica implementar determinadas estrategias y la formación o contratación de los trabajadores, teniendo en cuenta que la formación deberá ser constante para garantizar, la actualización y adaptación a las exigencias del mercado.

Fundamentos de la transformación digital

En una empresa, sea cual sea su envergadura se pueden aplicar diversos procesos de transformación digital, los cuales dependen en gran medida del ámbito de desarrollo de la misma y de los objetivos planteados. Sin embargo, teniendo en cuenta los actuales mecanismos de producción e intercambio de bienes y servicios y los requerimientos del mercado, hay una serie de aspectos básicos fundamentales para comenzar el proceso de transformación digital, entre los cuales se pueden mencionar:

Telecomunicaciones

La comunicación empresarial, tanto interna como externa, es un punto de vital importancia a la hora de iniciar la integración de nuevas tecnologías, ya que el hecho de contar, por ejemplo, con un sistema de telefonía virtual (sea una centralita telefónica o un software de call center) nos dará la oportunidad de aprovechar las múltiples funcionalidades de las herramientas de telecomunicación de vanguardia.

La elección de un sistema de comunicación adecuado, puede marcar la diferencia en nuestra empresa. En este contexto, la centralita telefónica es una herramienta especialmente adecuada, ya que permite gestionar de manera eficiente tanto las comunicaciones internas (sean a través voz, chat, video, WhatsApp, SMS…), como las externas con clientes, proveedores e incluso potenciales inversores. Además puede ser integrada al Sistema de Gestión de Clientes o CRM de la empresa, lo cual, además de suponer un punto clave en la transformación digital de la empresa, proporcionará un elemento diferenciador de cara a los clientes.

Por otra parte, la transformación digital de las telecomunicaciones de la empresa también se puede apreciar en las soluciones basadas en Inteligencia Artificial que utilizan muchas centralitas telefónicas. 

Por último, al estar alojada en la nube, el sistema ofrece la posibilidad de ser utilizado en cualquier lugar del mundo, lo cual facilita y agiliza las comunicaciones, y permite obtener numerosas funcionalidades, como son obtener las transcripciones de las llamadas completas, informes de llamadas, programar la confirmación o recordatorio de citas, llamadas de recobro, encuestas de satisfacción…

Las telecomunicaciones son, al final y al cabo, un punto clave para comenzar el proceso de transformación digital en nuestra empresa, siempre y cuando seamos capaces de incorporar las herramientas correctas. Si quieres saber más acerca de cómo puedes obtener los mejores instrumentos en tu empresa, en este enlace tendrás toda la información.

Redes sociales y Página Web

El uso de las redes sociales y de una página web bien posicionada, puede ser de gran utilidad en el proceso de transformación digital de una empresa. Además tienen la ventaja extra de contar con múltiples funcionalidades gratuitas. Gracias a la universalización de Internet, y la masificación del acceso a múltiples dispositivos (ordenadores, móviles, tablets…),  gran parte de la población actualmente puede utilizar las redes sociales prácticamente a diario. Por tanto, el uso adecuado de éstas como herramientas de marketing, puede ser una implementación inteligente de la tecnología en beneficio de la empresa. Lo realmente importante es determinar en cuál de las redes se desea destacar (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Snapchat…), nuestro grupo objetivo, y diseñar un plan de acción adecuado para causar el mayor impacto posible.

Por su parte la Página Web, además de contener un blog en el cual se pueden publicar post, infografías, videos, etc., permite proporcionar y hacer pública mucha información de la empresa, como la historia, origen, misión, visión, estructura, servicios o productos destacados, entre otros datos.

Posicionamiento SEO

Como ya sabemos, se trata de la Optimización de una Página Web para que se posicione en las primeras posiciones de los motores de búsqueda. Así, el posicionamiento SEO es la herramienta ideal para la página web de una empresa.

Por tanto, es importante hacer una selección inteligente de palabras clave en los textos publicados, usando títulos que llamen la atención de los usuarios, y desarrollando contenido interesante y educativo. Un uso inteligente del SEO, aumentará el tráfico y la visibilidad de la empresa en Internet, por lo que es fundamental para que la empresa destaque, y gane visibilidad en el mundo digital y, como consecuencia, obtenga más visitas en la página web, así como contactos con potenciales consumidores y con clientes actuales

Por tanto, como empresa, si aún no ha llevado a cabo el proceso de transformación digital, es el momento de dar el paso, aprovechando la diversidad de herramientas que se ofrecen e incluso siendo acompañados por especialistas en el tema que garanticen un proceso exitoso.

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